Бланкер.ру


Бесплатная юридическая консультация:

You are here

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – документ, применяющийся в случае необходимости провести уничтожение перечня документов, срок действия которых истек.

Оглавление:

Данный документ в обязательном порядке должен содержать основание уничтожения документов. Как правило, причиной уничтожения документов является утрата практического значения конкретных документов, а так же отсутствие в них научно-исторической ценности. Каждый документ, подлежащий уничтожению, должен быть полностью охарактеризован, а именно: заголовок дела или группы документов, номер описи, индекс дела по номенклатуре или номеру описи, количество документов, подлежащих уничтожению, а так же сроки хранения.

Акт должен быть согласован Протоколом ЦЭК с указанием его регистрационного номера. Так же должен быть определен общий вес документов, подлежащих сдаче на переработку, документ, являющийся основанием для передачи документов на утилизацию (приемо-сдаточная накладная), а так же наименование организации, в которую были сданы документы, пришедшие в непригодность. Документ подписывается должностными лицами, а именно: работником предприятия, осуществляющего сдачу документов, подлежащих к уничтожению, а так же лица, непосредственно проводившего экспертизу ценности документов.

Источник: http://blanker.ru/doc/akt-o-vydelenii-k-unichtozheniyu-dokumentov-ne-podlezhashchikh-khraneniyu

Акт о выделении к уничтожению

Пример заполнения акта о выделении документов к уничтожению


Бесплатная юридическая консультация:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Компания и Ко»

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2010г. Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы архивного фонда ООО «Компания и Ко» за годы:

Заголовок дела или групповой заголовок документов

дела или крайние даты дел

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню


Бесплатная юридическая консультация:

Банковские документы (выписки из лицевого счета, платежные требования)

Авансовые отчеты и документы к ним

Счета фактуры по хозяйственным договорам к книге покупок

Счета фактуры по хозяйственным договорам к книге продаж

Товарные накладные на покупку материалов


Бесплатная юридическая консультация:

Справки о доходах физических лиц (2-НДФЛ)

Оборотно-сальдовые ведомости по счетам

Инвентарные карточки учета объектов основных средств

Копии приказов по личному составу

Итого:162 (Сто шестьдесят две) единиц хранения за годы.


Бесплатная юридическая консультация:

архивист _________ /Н. А. Иванова/

Документы в количестве 162 (сто шетьдесят две) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом _893_ кг сданы в ___ООО "АрхиваНет"___

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______


Бесплатная юридическая консультация:

Форма акта о выделении документов на уничтожение

Полное наименование организации, далее в скобках ее официальное сокращенное название

о выделении к уничтожению документов,

«__» ______________20___ г.

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2010г. Коллегией Федеральной архивной службы России (необходимо указать наименование всех перечней используемых при определении сроков хранения документов включенных в данный акт), отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда ______________________ (официальное сокращенное наименование).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи


Бесплатная юридическая консультация:

Сроки хранения и номера статей по перечню

Итого ____ (_______________) единица хранения за ______ – ______ годы.

________ (должность) _______________/ФИО/

Документы в количестве _______________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

Бесплатная юридическая консультация:

весом ______ кг сданы в _____________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______

Источник: http://arhivanet.ru/akt_o_videlenii_dokumentov.php

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.


Бесплатная юридическая консультация:

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.


Бесплатная юридическая консультация:

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Водяной».

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков

Переписка о работе с кадрами

Переписка об оформлении командировок


Бесплатная юридическая консультация:

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства

Переписка по правовым вопросам

Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.


Бесплатная юридическая консультация:

Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за годы» мы заменяем.

Акт о выделении дел к уничтожению

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.


Бесплатная юридическая консультация:

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.


Бесплатная юридическая консультация:

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.


Бесплатная юридическая консультация:

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню


Бесплатная юридическая консультация:

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Материалы по теме:

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.


Бесплатная юридическая консультация:

На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

Источник: http://naar.ru/blanks/akt_vyidelenie_del_k_unichtozheniyu/

/ Составление акта о выделении к уничтожению

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.

Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.


Бесплатная юридическая консультация:

Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.

Подпись Расшифровка подписи

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению


Бесплатная юридическая консультация:

(название и выходные данные перечней документов

с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда

Итого _________________________________дел за _____________________годы.

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)____________________________________________________________________________________


Бесплатная юридическая консультация:

(наименование архивного учреждения)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, проводившего экспертизу

Протокол ЦЭК (ЭК)

Документы в количестве__________________________________________________________________________дел,

весом ___________________ кг сданы в

на переработку по приемосдаточной накладной от _________ № __________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.

При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело «Квартальные финансовые планы», срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как «3 года после проведения комплексной налоговой проверки», тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело «Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год» при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.

Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.

Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.

Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.

Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за годы.

Директор ООО «Булвинил»

Переплетов М.А. Переплетов

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М., 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн., 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн., 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО «Булвинил» за годы.

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Приказы директора о командировках работников по территории Республики Беларусь

Описи №3 за гг.

3, 25, 32, 45, 53, 64

После проведения комплексной налоговой проверки

Приказы директора о предоставлении отпусков и дисциплинарных взысканиях

2, 24, 33, 46, 65-67

Мемориальные ордера №1, 2, 3 с приложениями

12-24, 36-48, 54-66, 72-84,,,

Оборотные ведомости по расчетным счетам

Испорченные и аннулированные доверенности

Кассовые книги по рублевым счетам

Месячные расчеты налогов и платежей в бюджет

Заявки на приобретение и выделение товарно­материальных ценностей

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов

Журнал регистрации входящей и исходящей документации

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за годы.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за годы согласованы с ЭК ООО «Булвинил» (протокол от 27.11.2007 №2).

Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич

Протокол ЭК ООО «Булвинил»

Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО «Белбумленд» на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.

Специалист Мечникова Л.П. Мечникова

Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:

1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);

2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

Для продолжения скачивания необходимо собрать картинку:

Источник: http://studfiles.net/preview/399701/

Бизнес-портал Пути успеха

  • Главная
  • »
  • Иные документы
  • »
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образец)

Ниже представлен образец акта о выделении типовых управленческих документов к уничтожению.

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Пути успеха» Директор ООО «Пути успеха»

(ООО «Пути успеха») __ Петров ___ И. И. Петров

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению,

На основании перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г., отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №___.

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи

Сроки хранения и номера статей по перечню

График отпусков на 2002 г.

Табели учета рабочего времени за 2002 г.

Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Итого ________ 104 (сто четыре) ______________ ед. хр. за ________ ______________ годы

Описи дел постоянного хранения за ________ _ _______________________ годы утверждены,

по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

Зав. архивом И. К. Иванченко

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи.

Источник: http://puti-uspeha.ru/inje-doki/507-akt-uni4t.html

Оформляем акты на уничтожение документов

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

Выделение документов к уничтожению

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

  • могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
  • могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

  • строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
  • устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
  • каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.

Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;

  • служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
  • служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
  • после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
  • Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

    • для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
    • в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

    Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

    • и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
    • для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

    Акты структурных подразделений

    В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

    • документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
    • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно 2 , в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
    • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.

    Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

    Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов 3 , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

    В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

    Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)

    Сводный акт

    Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.

    При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

    Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации, когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения.

    При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.

    Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.

    Фактическое уничтожение документов

    В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом организации 4 , которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).

    Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру, то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке. Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.

    Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации, то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:

    • составлением отдельного акта об уничтожении либо
    • путем оформления отметки об этом с подписями всех участников в конце акта о выделении к уничтожению (Пример 4).

    Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.

    По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях. В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.

    Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.

    Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Отражение переданных в качестве макулатуры документов в табличной части накладной

    «Технический» акт о фактическом (т.е. физическом) уничтожении электронных документов, выделение которых к уничтожению уже оформлено в «организационном» акте

    Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.

    Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации»

    Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

    Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.

    См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет:

    какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;

    как отличаются обложки дел у разных видов НТД;

    как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;

    как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;

    что выдавать пользователям

    Сноски

    А при отсутствии отдельного подразделения под названием архив корректнее говорить о передаче документов на архивное хранение (в службу ДОУ или др.). Вернуться назад

    Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Дела, сформированные в 2016 году, пока остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. Только после составления описей можно выделять документы к уничтожению. Вернуться назад

    Обычно это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Вернуться назад

    Компании, оказывающие услуги депозитарного хранения документов, обычно осуществляют и уничтожение выделенных документов, при этом они могут составлять отдельный акт о факте уничтожения. Вернуться назад

    Тематика:
    Похожие статьи:
    • Как отобрать к уничтожению проектную, рабочую документацию? | Иритикова Вера
    • Компания ликвидирована, и документы по личному составу уже сданы в архив. Подскажите, как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как оформить акт? | Иритикова Вера

    Здравствуйте! У меня большое количество сброшюрованной документации (пластик). Следует ли убирать его при подготовке документации к цничтоженю?

    Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=25464

    6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

    Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

    Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

    Причины уничтожения документов

    Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

    Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

    • Порча документации в результате возгорания или затопления;
    • Хищение бумаг;
    • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

    Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

    В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

    Что представляет собой акт об уничтожении документов?

    Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

    Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

    Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

    Что нужно проверить при составлении акта?

    • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
    • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
    • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

    Что говорит законодательство?

    Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

    Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

    Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

    • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
    • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
    • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

    Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

    • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
    • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
    • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

    Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

    Перечень устанавливает следующее:

    • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
    • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
    • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
    • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

    Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

    Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

    Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

    Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

    Утилизация архивных документов

    Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

    Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

    • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
    • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
    • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
    • Дата утверждения акта руководства;
    • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
    • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

    Акт утилизации документов – образец заполнения:

    Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

    Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ — читайте здесь.

    Порядок составления акта

    Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

    Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

    • Наименование дела (общее название документа);
    • Крайние даты;
    • Номер документа по описи или номенклатуре;
    • Количество хранящихся экземпляров;
    • Период хранения;
    • Статьи согласно Перечню.

    Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

    Сроки хранения

    Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

    Выводы

    Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

    Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

    Источник: http://fbm.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/6-klyuchevykh-ehlementov-akta-ob-unichtozhen.html